В следващия материал разглеждаме темите: Управление на промяната
  • Защо организациите имат нужда от промяна?
  • Защо е важно да се управлява процеса на промяна?
  • Проблеми, възникващи в хода на промяната.
  • Повишаване на ефективността на промените.
  • Ролята на човешките ресурси в управлението на промяната.
 

Защо организациите имат нужда от промяна


Много са факторите, които предизвикват и налагат промени в организациите. Сред тях са:
  • предизвикателствата на растежа, особено в глобален аспект;
  • промяна в икономическата ситуация;
  • стратегически промени;
  • промени в технологиите;
  • натиск на конкуренцията, включително обединения и придобиване;
  • натиск от страна на клиентите;
  • въвеждане на ново организационно поведение и умения;
  • държавни регулации, закони и др.
Като всички други системи в нашия свят и организациите са в състояние на вечна промяна: променят фокуса си, разширяват или предоговарят дейностите си, променят продукти и услуги. Повечето компании, които са с над 10 годишна история, вече нямат нищо общо с това, което са били преди пет години. И най-вероятно след година или две, същите тези компании ще са различни от това, което са днес.

В този контекст, мениджърите трябва да умеят да управляват промените, за да подсигурят успеха на бизнеса си в бъдеще. Те трябва да са сигурни, че хората и екипите са ангажирани и ги следват, като същевременно осигуряват нормалното функциониране на компанията.

Защо управлението на промените е важно


Важно е, защото колкото и очевидни, естествени или бързо случващи се да са промените, простата статистика показва, че повечето мащабни реорганизации се провалят. По-малко от 60% от фирмите успяват да постигнат минимално поставените си цели.

„Провалените” процеси на промяна често удрят директно върху позициите на фирмата на пазара, водят до напускането на управленския екип, предизвикват загуба на стабилността и пазарните позиции на компанията, както и до напускането на отделни ключови служители.

Всеки опит за промяна води до съответното изкривяване на процесите в компанията в различни от досегашните плоскости. Именно затова се търси адаптивен, гъвкав и адекватен начин за провеждане на промени във вече функционираща система, каквато е всяка организация.

Какво се случва по време на промяната


Установени са много фактори, които намаляват ефективността на извършваните промени:

Нужда от промяна

Организационни проблеми

Индивидуалните реакции на хората, свързани с промяната, не винаги се отчитат и вземат под внимание, камо ли някой да ги планира и управлява като част от цялостния план за управление на промяната.

Тук не трябва да забравяме и подготовката на „играчите”. Един неподходящо планиран или проведен тренинг, свързан например с развитие на умения за управление на проекти, управление на промяната или лидерски умения, може да окаже изключително негативно влияние върху всеки опит за промяна в компанията.

Лошата комуникация е другият „препъни камък”, който обикновено води до многократно повишаване на съпротивата в служителите и скрития бойкот на промените.

Не на последно място ще споменем и липсата на ефективно и заразяващо лидерство, като често възникващ проблем в периодите на преход и промяна.

Индивидуална / групова съпротива на промените

Съпротивата към промените може да бъде дефинирана като индивидуална или групова реакция с цел да се осуетят или забавят опитите за промяна. Самата съпротива от своя страна може да има много различни форми и прояви – от интелигентно, тънко и невидимо подкопаване на промяната или блокиране на информация до активни действия, например стачки.

Обикновено съпротивите са насочени към различни неща:
  • съпротива към съдържанието на промяната – например към определена промяна в използвана технология или нова система за възнаграждение;
  • съпротива към процеса на промяната. Това се отнася до начина, по който промяната се представя на хората или начина, по който се действа, отколкото към самата промяна. Пример – мениджърите решават да променят някоя длъжност, без преди това да са потърсили мнението на ангажираните с това служители.
Мениджърите трябва да осъзнават важността и силата на съпротивата, за да могат да реагират адекватно при установяване на такава.

Като цяло, причините за съпротивата могат да обхващат неща като: загуба на контрол, шок от новото, несигурност, неувереност, безпокойство и страх по отношение на придобит статус и компетентност. Колкото и пожелателно или извадено от добрите учебници да звучи, важно е да се направи опит да се установят причините за съпротивата. Така усилията да бъде пренасочена енергията на служителите към конструктивни действия могат да бъдат фокусирани и много по-успешни. Което неминуемо рефлектира и върху мотивацията им.

Да го направим ефективно


От казаното дотук е ясно, че процесът на промяна е сложен и не може да се използва готова формула или рецепта. Същевременно обаче възникват няколко ключови аспекта, на които трябва да се обърне нужното внимание и енергия.

Номер 1: Ефективно лидерство. Това е катализаторът на промените, тъй като осигурява разбираема и реалистична визия по отношение на предстоящите промени.
Всички сме чували за различните стилове на управление – всеки от тях може да е подходящ и няма по-добри или по-лоши. Комбинацията от различни подходи, в зависимост от ситуацията, хората и целите, дава гъвкавост, свобода и повишава доверието на „последователите”.

Номер 2: Навременно и подходящо обучение (тренинг, информационна среща). Вторият катализатор за успешна промяна. Неща, за които хората могат да бъдат подготвени, включват теми като:
  • умения за управление на проекти и програми;
  • комуникационни умения, нужни за процес на промяна;
  • умения да се консултират, коучват, насочват хората;
  • организационно развитие – теория и добри практики.
Номер 3: Двустранна комуникация със служителите е третият ключов аспект на подготвителния процес. Доколко служителите са въвлечени в осъществяването на самите промени зависи в голяма степен от начина, по който нещата се комуникират между тях и „хората отгоре”. Активното и ангажирано участие (ПААР) е едно от добрите решения за преодоляване на съпротивата към промените. Повечето изследвания подчертават ключовата роля на комуникацията между висшите кадри и останалия персонал за успешен преход на промяна в организациите.

Седем неща, които правят промяната възможна и ефективна:
  • Изборът на екип;
  • Изработване на визия, стратегия и тактика;
  • Мащаб на промяната;
  • Консултиране на/с основните акционери / ключови за компанията лица;
  • Комуникацията със служителите;
  • Ангажираност и участие;
  • Да се учим постоянно...
 

Ролята на HR отдела в управлението на промяната


Промяната Управлението на хората и развитието на професионалисти имат съществена роля във всеки процес на промяна. Участието и ангажираността на HR отдела в различните аспекти на промяната допринася много за успеха на проектите за промяна, разбира се, според изследванията. Кои са важните моменти:
  • да са въвлечени от самото начало, още при планирането на промените;
  • да са съветници на мениджърите по отношение на уменията, които са им необходими в новата ситуация по отношение на цялата организация – да се дефинират области за развитие, нужди от обучение, нови позиции, нови работни практики и т.н.;
  • да балансират между постигането на краткосрочните цели и работата по стратегическите нужди;
  • оценка на влиянието на промените в една област върху други области/звена в компанията;
  • водене на различни преговори със заинтересованите страни (акционери);
  • медиация между различните групи, създаващи се в процеса на промяната;
  • оказване на помощ на хората, за да се справят с промените и да запазят мотивацията си.
Честите провали или недотам успешни промени навеждат на мисълта, че все още липсва система за ефективно управление на промените, която да възпитава управляващи промените кадри, независимо от нивото им. Което пък значи, че имаме още много да учим как се управляват ефективно промени. Липсата на установените модели и проверени решения правят участието на HR-ите задължително във всички етапи на промените.

В момента HR специалистите не винаги имат (или не винаги е ясно, че имат) подходящи умения да водят инициативи, свързани с управлението на промените. Което пък води до факта, че не винаги са включени в тези процеси. Въпреки че, в крайна сметка управлението на промяната е свързано основно с управлението на хората и тяхното отношение към промяната. Дори само заради това, HR специалистите трябва да са неизменна част от екипите, отговорни за процесите на промяна в дадена организация.